POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE SAEM S.A.S.

 

SERVICIOS DE APOYO EMPRESARIAL COLOMBIA S.A.S., (en adelante “SAEM”), identificada con el NIT 900.756.372-4, ubicada en la Calle 72 No. 86 – 60, Local 35, de la ciudad de Bogotá, D.C., en su calidad de Responsable del Tratamiento de datos personales, es una compañía comprometida y responsable con la privacidad y seguridad de los Datos Personales de sus clientes, accionistas, proveedores, aliados comerciales y empleados, de los que almacena datos y/o información privada, la cual recopila en desarrollo de su objeto social. En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, se ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES”, en la cual todas la personas relacionadas de forma directa o indirecta con esta compañía, y de las cuales esté incluida en la actualidad información personal en sus bases de datos, o cuyos datos ingresen en el futuro por cualquiera de los medios de recopilación de información que SAEM dispone, podrán conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales, así como los derechos, garantías y los procedimientos y canales de atención para hacerlos efectivos:

 

1. DEFINICIONES DE SU INTERÉS:

• Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.

 

• Dato personal: Es cualquier pieza de información que está vinculada a una o varias personas, determinadas o determinables, o que pueda asociarse con una persona. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.

 

• Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas. 

 

• Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial. 

 

• Dato privado: Es el dato que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el titular.
  

 

• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los relacionados con el origen racial o étnico, la orientación política, sexual, las convicciones religiosas la pertenencia a organizaciones y los datos biométricos. 

 

• Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento. 

 

• Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión. 

 

• Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.

 

• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

 

• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

• Aviso de privacidad: Documento físico o electrónico generado por el responsable del tratamiento, que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

• Destinatario final: número de abonado de persona natural o jurídica, pública o privada, receptora del servicio final.

 

2.  RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

SERVICIOS DE APOYO EMPRESARIAL COLOMBIA S.A.S. – SAEM, identificada con el NIT 900.756.372-4, domiciliada en la ciudad de Bogotá, D.C., y con los siguientes canales de comunicación:

 

Dirección: Calle 72 No. 86 – 60, Local 35, de Bogotá, D.C.

Teléfono: 794 10 00
Dirección electrónica: JLIB_HTML_CLOAKING

 

3. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

SERVICIOS DE APOYO EMPRESARIAL COLOMBIA S.A.S. – SAEM, como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que recopila, obrará en cumplimiento de las obligaciones que se deriven de esta condición. Así las cosas, este tratamiento podrá ser extensivo a compañías vinculadas y podrá ser encargado a quienes representen a SAEM o a quienes ésta pueda contratar para la prestación de algún servicio, los cuales deberán obrar conforme a los procedimientos y políticas de protección de datos personales, los cuales han sido definidos por SAEM.

 

El tratamiento de los Datos Personales deberá hacerse en los términos y alcance de la autorización emitida por el Titular de los Datos Personales y/o en los términos establecidos en la legislación vigente para el efecto.

 

4. DATOS PERSONALES QUE SON ALMACENADOS SAEM

 

Los datos personales almacenados por SAEM dependen de la relación directa o indirecta que el titular tenga con aquella, para las cuales podrá ser necesario obtener por parte del titular su nombre, dirección, número telefónico, dirección de residencia, correo electrónico, entre otros, información que será usada para la finalidad descrita en la presente política de privacidad y tratamiento de datos personales.

 

En ningún caso SAEM recopila, almacena, conoce, ni tiene acceso, de ninguna manera, a los datos contenidos en las bases de datos de los clientes, es decir, a los datos de las personas naturales a quienes, en última instancia, se les envía información a través de los servicios de mensajería masiva, correos electrónicos, llamadas y demás soluciones que ofrece SAEM, por lo cual los únicos responsables del tratamiento de estos datos son los clientes, quienes administran y usan sus bases de datos de forma autónoma.

 

Parágrafo: atendiendo a lo dispuesto por la resolución 6522 de 2022 del CRC aplicable a los PCA, SAEM toma las medidas requeridas en los casos que hace mención dicha resolución.

 

 

5. FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES

 

Las actividades de recolección y almacenamiento de Datos Personales por SAEM se podrán realizar a través de correo físico, electrónico, dispositivos móviles, páginas web o a través de cualquier mecanismo semejante de comunicación conocido o a través del suministro voluntario y directo que el titular de los Datos Personales le entrega SAEM, por los diferentes mecanismos antes mencionados.

 

6. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 

SAEM en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros, entiéndase por éstos clientes, empleados, proveedores, aliados estratégicos, entre otros, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos, principalmente, cumplir las obligaciones legales y contractuales de la compañía y lograr comunicación más efectiva, ágil y segura con los diferentes públicos con quienes se relaciona, entre otras finalidades relacionadas con su objeto social, que pueden enmarcarse así:

• Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas.
• Ofrecer todo tipo de productos y servicios comerciales, así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad.
• Búsqueda de un conocimiento más cercano con todos sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.

 

En relación con lo anterior, SAEM podrá ejecutar, entre otras, las siguientes acciones:

 

1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información, parcial o total, de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.

 

2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.

 

3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con diferentes terceros, tales como centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.

 

4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos, previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.

 

5. Transferir los datos o información parcial o total a sus vinculadas, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

 

En este orden de ideas, cada base de datos tendrá la finalidad que a continuación se describe, dependiendo de quién sea el respectivo titular:

 

Base de datos – Empleados:

• Almacenamiento de información de contacto y perfil de todos los empleados directos de SAEM.

• Verificar, comparar y evaluar las competencias laborales y personales de los trabajadores.

• Entregar información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación laboral.

• Envío de comunicaciones relacionadas con asuntos laborales y de interés de SAEM

• Ubicación ágil de contactos familiares y personales del trabajador en caso de emergencia.

• Pago de nómina, obligaciones legales y extralegales, vencimientos, prórrogas y preavisos.

• Realización de programas del área de recursos humanos, como celebraciones, capacitaciones y charlas educativas.

• Entregar información a terceros contratistas de SAEM en el desarrollo de la relación comercial, cuando ellos requieran información del trabajador.

• Envío de información a las entidades de seguridad social y parafiscal.

 

Base de datos – Proveedores:

• Efectuar actividades de compras de bienes y servicios.

• Notificación de cancelación de obligaciones a los proveedores de la compañía, entre otro tipo de comunicaciones.

• Informar sobre el requerimiento de nuevos productos o servicios o modificaciones en los ya existentes.

Base de datos – Usuarios/Clientes:

• Prestar los servicios contratados.

• Enviar propuestas comerciales.

• Cierre de negociaciones.

• Mejorar y desarrollar nuestros productos.

• Personalizar nuestros productos y hacer recomendaciones.

• Publicitar y comercializar los productos, lo que incluye el envío de comunicaciones promocionales, publicidad personalizada y presentación de ofertas pertinentes.

• Garantizar el continuo y óptimo funcionamiento de las herramientas.

• Cobros, envío de facturación y temas contables.

• En general mantener una comunicación constante y fluida para todos los temas relacionados con el objeto del contrato comercial que vincule a las partes.

 

 En general:

• Remitir información relacionada con SAEM, en relación con sus clientes, proveedores, empleados, beneficiarios, donantes y demás usuarios, conforme la relación contractual existente.

• Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por el titular de la presente autorización, conforme la relación existente con SAEM.

• Notificación del cumplimiento de las obligaciones de pago tanto a los empleados, proveedores o terceros.

• Para acatar las órdenes de suministro de información que deba cumplir SAEM por mandato legal, por decisión judicial o de autoridad competente.

• Estar contacto con el titular del Dato Personal en caso de existir riesgo frente a la protección de sus Datos Personales.

• Otras actividades que sean sujetas al desarrollo del objeto social de SAEM y en las cuales necesariamente deben ser usados los Datos Personales del titular. 

 

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con SAEM y/o con el tratamiento antes descrito.   

 

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

Los titulares de los datos personales deberán autorizar a SAEM, como responsable del tratamiento de éstos, para efectos de llevar a cabo los fines anteriormente mencionados, para lo cual ha dispuesto diversos mecanismos, garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización, la que podrá constar en cualquier medio idóneo.

 

Para los datos recolectados con antelación a la expedición del Decreto 1377 de 2013, en caso de no recibir manifestación por parte del titular, SAEM entenderá que está autorizado para continuar con el tratamiento de sus Datos Personales, hasta que el titular de los datos no se manifieste expresamente en forma contraria, conforme al artículo 10 numeral 4 del Decreto 1377 de 2013. 

 

8. CASOS EN LOS CUALES SAEM NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

 

• Cuando la información sea solicitada a la compañía por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

 

• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.

 

• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.

 

• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos o científicos.

 

• Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

 

9. DEBERES DE SAEM RESPECTO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

 

SAEM reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de éstos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

 

• Dar garantía de manera efectiva al Titular de los Datos Personales para ejercicio de sus derechos conforme a la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013. 

 

• Solicitar y conservar prueba de la respectiva autorización emitida por el Titular de los Datos Personales para el tratamiento de sus datos.

 

• Informar al Titular de los Datos Personales sobre la finalidad para el tratamiento de sus datos y las políticas de protección que se han adoptado para estos. 

 

• Conservar los Datos Personales según la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o el acceso no autorizado por parte de personas ajenas a la información. 

 

• Actualizar los Datos Personales conforme a las indicaciones o solicitudes que sean requeridas por el titular de la información. 

 

• Rectificar los Datos Personales cuando se encuentren suministrados o descritos de forma incorrecta. 

 

• Dar trámite y respuesta a las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. 

 

• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los Datos Personales. 

 

• Mantener actualizado el estado de los Datos Personales cuando determinada información se encuentre en estado de discusión por parte del Titular. 

 

• Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia

 

• Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio. 

 

• En general, dar tratamiento de los datos personales de conformidad con la autorización impartida por sus titulares y atendiendo los propósitos y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

 

10. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la compañía de datos personales tanto de clientes, proveedores, empleados y, en general, cualquier tercero con el cual SAEM sostenga relaciones comerciales, deberá tener en cuenta e informarle de manera expresa y previa, por cualquier medio del cual se pueda conservar una constancia de su cumplimiento, los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

 

• Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente a SAEM respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error.

 

• Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a SAEM.

 

• Derecho a ser informado por SAEM previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos.

 

• Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.

 

• Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que SAEM no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.

 

• Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con SAEM.

 

11. FORMA EN LA CUAL EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PUEDE EJERCER SUS DERECHOS

 

El titular de la información podrá en cualquier momento acceder a los datos suministrados, así como solicitar la corrección de éstos, actualizarlos, suprimirlos o solicitar la revocatoria de la autorización, en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Para ello, el interesado podrá dirigirse a las oficinas de SAEM ubicadas en la Calle 72 No. 86 – 60, Local 35, de la ciudad de Bogotá, D.C., dirigir un correo a la dirección electrónica ventas@saemcolombia.com.co o llamar a la línea de atención 794 10 00.

 

Las solicitudes deberán contener al menos los siguientes datos:

 

• Identificación del titular.

• Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja.

• Términos de la solicitud.

• Dirección para la notificación.

 

12. PROCEDIMIENTO.

 

SAEM, atenderá ante los titulares o sus causahabientes consultas de la información personal del Titular que repose en sus bases de datos.

 

La consulta será recibida exclusivamente a través de los canales de atención previamente mencionados.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En el caso de reclamos, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo a través de los canales ofrecidos por SAEM y serán resueltos bajo los siguientes términos y condiciones:

 

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a SAEM, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

 

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo de éste, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

3. El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, SAEM informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.

 

La solicitud deberá contener, al menos, la información que se identifica a continuación:

 

• Identificación del titular.

• Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, sugerencia, reclamo o queja.

• Términos de la solicitud.

• Dirección para la notificación.

 

13. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

 

La información y datos suministrados podrán ser objeto de transmisión y/o transferencia a terceros países, para la ejecución de las actividades relacionadas con SAEM y/o con el tratamiento descrito en estas Políticas. 

 

Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.

 

14. ACTUALIZACION DE ESTA POLITICA DE PRIVACIDAD

 

SAEM, se reserva el derecho de modificar la presente política, con el fin de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio. En caso de realizarse un cambio importante, el mismo será notificado mediante publicación de un aviso en nuestra página web saemcolombia.com.co

 

15. NORMAS APLICABLES

 

La presente política de privacidad para efectos de actividades, datos recopilados y/o información obtenida, se rige por la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que lo modifiquen, sustituyan o deroguen.

 

La presente ‘POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES’ se publica el día ___ de _____________ de 20__ y empieza a regir a partir del día de su publicación.